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Aquisições e incorporações

A preservação ativa do património documental é uma das funções nucleares do Arquivo Distrital de Bragança. Consideramos, no entanto, que a preservação deve sempre ser considerada numa perspetiva proactiva e não meramente passiva.

Apostamos decididamente na aquisição de núcleos documentais de famílias, pessoas, organismos públicos e privados, que pelo seu significado cultural e a sua relevância para a preservação e compreensão da memória social tenham adquirido o direito de serem conservados definitivamente.

Incorporações obrigatórias

O Arquivo Distrital de Bragança é responsável pelos processos de incorporação obrigatórios referentes aos:

arquivos dos serviços da administração central desconcentrada do distrito do Bragança (registo civil, notários, tribunais…)
– arquivos das empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede;
– arquivos de empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;
– os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respetiva área.

Aquisições não obrigatórias

A preservação de acervos documentais que tenham adquirido o direito de serem definitivamente conservados pode passar pela sua aquisição, nomeadamente, por doação, depósito ou outra forma legal, através de um protocolo específico elaborado caso a caso. Qualquer entidade detentora de um núcleo documental de instituições públicas ou privadas ou, ainda, de famílias e pessoas poderá solicitar ao ADBGC a receção desse conjunto documental.

Algumas doações e depósitos já efetuadas, não necessariamente derivadas de outras intervenções como a consultoria e o apoio técnico, são o reconhecimento do esforço e empenho do Arquivo, da qualidade dos seus serviços e, também, da responsabilidade cívica dos doadores.

Procedimentos

As solicitações de remessas de documentação para o Arquivo Distrital de Bragança deverão ser feitas pelos canais oficiais (Tel.:+351 273 001 300 e/ou email: mail.adbgc@adbgc.dglab.gov.pt e se possível com recurso aos modelos abaixo disponibilizados.

Modelos a utilizar nas incorporações

Pedido de incorporação

Auto de Entrega

Guia de Remessa

Apresentam-se, em seguida, extratos da legislação mais significativa em matéria de incorporações, nomeadamente, do Decreto-Lei n.º 47/2004 de 3 de Março, que define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.

Artigo 4.º Arquivos distritais e equiparados

1 – São de incorporação obrigatória nos arquivos distritais e equiparados, sem prejuízo do disposto na legislação vigente, nomeadamente no n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de abril: a) A documentação produzida pelos serviços da administração central desconcentrada da respetiva área; b) A documentação produzida por empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede; c) A documentação produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;d) Os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respetiva área.
2 – Excetuam-se do previsto no número anterior os organismos e empresas onde existam arquivos históricos devidamente estruturados e que ofereçam condições de consulta pública e de preservação a longo prazo.

Artigo 6.º Prazos para as incorporações

É fixado o prazo máximo de 30 anos após a produção da documentação e a periodicidade máxima de 10 anos para a incorporação dos arquivos a que se referem as alíneas a) e b) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, sem prejuízo dos já estabelecidos por lei e dos que forem definidos nas portarias referidas no artigo 8.º do presente diploma, tendo em conta os prazos mais longos consignados nas tabelas de selecção anexas às referidas portarias. 

Artigo 8.º Requisitos a observar nas incorporações

1 – As incorporações são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, seleção e eliminação, definidos em portarias de gestão de documentos, e ainda da elaboração de relatórios de avaliação, de acordo com a legislação em vigor. 

2 – Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidas e do Ministro da Cultura que regulamenta a avaliação, seleção e eliminação de documentos, determina os respetivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final e ainda a conservação permanente dos documentos em suportes alternativos ao suporte tradicional de papel.

3 – A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação, de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos. 

Artigo 9.º Encargos

Os encargos de inventariação, de higienização e de transporte da documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade recetora dos arquivos.

Artigo 10.º Acessibilidade

A documentação incorporada ao abrigo do presente diploma será disponibilizada para consulta pública de acordo com as leis em vigor, nomeadamente o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

Código do Registo Civil:

 Artigo 15º – Transferência de livros

1. Os livros cujos registos tenham sido objeto de informatização são transferidos para a entidade responsável pelos arquivos nacionais (para o distrito de Bragança: Arquivo Distrital de Bragança).

2. O disposto no número anterior é aplicável aos livros de registo relativamente aos quais tenham decorrido, à data do último assento:

a) Mais de 30 anos, quanto aos livros de assentos de óbito;

b) Mais de 50 anos, quanto aos livros de assentos de casamentos;

c) Mais de 100 anos, quanto aos restantes livros de assentos.

3. O disposto no número anterior é aplicável aos documentos que tenham servido de base aos assentos neles referidos.

Código do Notariado:

 Artigo 34º  – Transferência de livros e documentos para outros arquivos:

1. Os livros e documentos dos cartórios não podem ser transferidos para outros arquivos antes de decorridos 30 anos, a contar da sua conclusão ou inventariação.

2. Decorrido o prazo de 30 anos, os livros e documentos podem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos Distritais, nos termos das disposições legais aplicáveis.

3. A transferência é feita de cinco em cinco anos.

4.O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos.

Decreto-Lei n.º 250/96: Artigo 5ºOs livros de sinais devem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos distritais nos termos a fixar por despacho do Diretor-Geral dos Registos e Notariado.

Última Actualização: 9 de Julho de 2022