Aquisições e incorporações
A preservação ativa do património documental é uma das funções nucleares do Arquivo Distrital de Bragança. Consideramos, no entanto, que a preservação deve sempre ser considerada numa perspetiva proactiva e não meramente passiva.
Apostamos decididamente na aquisição de núcleos documentais de famílias, pessoas, organismos públicos e privados, que pelo seu significado cultural e a sua relevância para a preservação e compreensão da memória social tenham adquirido o direito de serem conservados definitivamente.
Incorporações obrigatórias
O Arquivo Distrital de Bragança é responsável pelos processos de incorporação obrigatórios referentes aos:
– arquivos dos serviços da administração central desconcentrada do distrito do Bragança (registo civil, notários, tribunais…)
– arquivos das empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede;
– arquivos de empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;
– os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respetiva área.
Aquisições não obrigatórias
A preservação de acervos documentais que tenham adquirido o direito de serem definitivamente conservados pode passar pela sua aquisição, nomeadamente, por doação, depósito ou outra forma legal, através de um protocolo específico elaborado caso a caso. Qualquer entidade detentora de um núcleo documental de instituições públicas ou privadas ou, ainda, de famílias e pessoas poderá solicitar ao ADBGC a receção desse conjunto documental.
Algumas doações e depósitos já efetuadas, não necessariamente derivadas de outras intervenções como a consultoria e o apoio técnico, são o reconhecimento do esforço e empenho do Arquivo, da qualidade dos seus serviços e, também, da responsabilidade cívica dos doadores.
Procedimentos
As solicitações de remessas de documentação para o Arquivo Distrital de Bragança deverão ser feitas pelos canais oficiais (Tel.:+351 273 001 300 e/ou email: mail.adbgc@adbgc.dglab.gov.pt e se possível com recurso aos modelos abaixo disponibilizados.
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Modelos a utilizar nas incorporações |
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Auto de Entrega |
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Apresentam-se, em seguida, extratos da legislação mais significativa em matéria de incorporações, nomeadamente, do Decreto-Lei n.º 47/2004 de 3 de Março, que define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.
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Artigo 4.º Arquivos distritais e equiparados |
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1 – São de incorporação obrigatória nos arquivos distritais e equiparados, sem prejuízo do disposto na legislação vigente, nomeadamente no n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de abril: a) A documentação produzida pelos serviços da administração central desconcentrada da respetiva área; b) A documentação produzida por empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede; c) A documentação produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;d) Os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respetiva área. |
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Artigo 6.º Prazos para as incorporações |
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É fixado o prazo máximo de 30 anos após a produção da documentação e a periodicidade máxima de 10 anos para a incorporação dos arquivos a que se referem as alíneas a) e b) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, sem prejuízo dos já estabelecidos por lei e dos que forem definidos nas portarias referidas no artigo 8.º do presente diploma, tendo em conta os prazos mais longos consignados nas tabelas de selecção anexas às referidas portarias. |
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Artigo 8.º Requisitos a observar nas incorporações |
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1 – As incorporações são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, seleção e eliminação, definidos em portarias de gestão de documentos, e ainda da elaboração de relatórios de avaliação, de acordo com a legislação em vigor. 2 – Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidas e do Ministro da Cultura que regulamenta a avaliação, seleção e eliminação de documentos, determina os respetivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final e ainda a conservação permanente dos documentos em suportes alternativos ao suporte tradicional de papel. 3 – A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação, de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos. |
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Artigo 9.º Encargos |
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Os encargos de inventariação, de higienização e de transporte da documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade recetora dos arquivos. |
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Artigo 10.º Acessibilidade |
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A documentação incorporada ao abrigo do presente diploma será disponibilizada para consulta pública de acordo com as leis em vigor, nomeadamente o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro. |
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Código do Registo Civil: |
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Artigo 15º – Transferência de livros 1. Os livros cujos registos tenham sido objeto de informatização são transferidos para a entidade responsável pelos arquivos nacionais (para o distrito de Bragança: Arquivo Distrital de Bragança). 2. O disposto no número anterior é aplicável aos livros de registo relativamente aos quais tenham decorrido, à data do último assento: a) Mais de 30 anos, quanto aos livros de assentos de óbito; b) Mais de 50 anos, quanto aos livros de assentos de casamentos; c) Mais de 100 anos, quanto aos restantes livros de assentos. 3. O disposto no número anterior é aplicável aos documentos que tenham servido de base aos assentos neles referidos. |
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Código do Notariado: |
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Artigo 34º – Transferência de livros e documentos para outros arquivos: 1. Os livros e documentos dos cartórios não podem ser transferidos para outros arquivos antes de decorridos 30 anos, a contar da sua conclusão ou inventariação. 2. Decorrido o prazo de 30 anos, os livros e documentos podem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos Distritais, nos termos das disposições legais aplicáveis. 3. A transferência é feita de cinco em cinco anos. 4.O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos. |
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Decreto-Lei n.º 250/96: Artigo 5ºOs livros de sinais devem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos distritais nos termos a fixar por despacho do Diretor-Geral dos Registos e Notariado. |
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